Всеки човек е стигал до етап в живота си, в който ясно е осъзнал нуждата да направи съществени подобрения в ежедневието си. Дали да започне да спортува, да смени своята работа, с такава, която да му носи повече удовлетворение или да започне да учи нещо ново. Много често преди да предприемем конкретни стъпки, пременаваме през многократни отлагане на действията, изпитвайки страх да излезем от комфортната си зона. Всъщност, често осъзнаваме , че дори и малка крачка към нещо ново или поредица от малки усилия, може да подобри значително живота ни.
Управлението на една организация (музей) е сходно на живота ни. Всеки нов ден е ново предизвикателство. Например организирането на музейна изложба, реставрацията на културен обект, отдаването под наем на картина към друг музей, или писането на дълъг доклад за проверка на състоянието й , всичко това са поредица от дейности, които бихме могли да организираме по нов и ефективен начин.
Софтуерните решения за цялостно управление на организацията съществуват от над две десетилетия, а внедряването на такъв тип софтуер, значително подобрява производителността и ефективността на служителите. Разбира се като всяко нововъведение, не всички приемат промяната радушно. Винаги имаме съмненията, дали всички мениджъри или служители ще са съгласни, дали няма да има прекалено голяма съпротива, дали тази инвестиция няма да ни струва твърде много пари, дали цялостното решение ще заработи, както очакваме и т.н.
В следващите редове ще ви дадем 10 кратки съвета, как да въвлечете цялата организация в идеята за промяна, а и как самите вие да започнете процеса към промяната:
Анализирайте слабостите си
Направете подробно проучване, кое забавя процесите и затруднява ежедневните нужди на служителите. Говорете с директорите на различните отдели и внимателно опишете къде са слабостите им.
Проучете инфраструктурните си възможности
Важно е да знаете дали ще търсите решение, което да инсталирате на собствени сървъри или ще се насочите към облачно такова. Проучете текущата си инфраструктура и софтуерни решения, и дали те имат възможност за интеграция.
Споделете намеренията си
Добре е да разпитате близки до вас институции или познати, които са имали опит с внедряването на подобни решения. Хора, които са минали по този път, винаги има какво да споделят. Така ще избегнете риска от допускане на грешки.
Допълнително финансиране от фондове
Проучете внимателно дали няма опция за външно финансиране от фонд или институция. Често, културните институции не са запознати, че има фондове, който отпускат средства за обновяване на наличната софтуерна среда или за закупуването на нова такава. Реален пример за подобно финансиране може да прочетете тук.
Онлайн проучване
Проучете опита няколко софтуерни фирми. Насочете се към доставчици, които имат добра експертиза и опит в музейната сфера при внедряването на подобни решения. Отсейте тези, които предлагат персонално отношение, възможност за гъвкаво конфигуриране на системата, отговарящо на вашите конкретни нужди, съпорт, обучения и т.н. Ако организацията ви не разполага със значителен бюджет, не се притеснявайте да се доверите на някоя по-малка софтуерна компания, която е разработила нов продукт за пазара. В много от случаите те се стараят повече, цените са им доста конкурентни и работят много отдадено, защото всеки нов клиент е важен за тях.
Кратък лист
Отсейте 3 до 5 компании, които смятате, че най-точно отговарят на вашите изисквания и поискайте среща с тях. Без значение дали ще е на живо или онлайн, обсъдете какво могат да ви предложат, поискайте жива демонстрация на системата, на база реален сценарий от вашата ежедневна работа. Попитайте дали е възможна интеграция с външни системи, дали системата лесно може да се променя спрямо промените във вашата организация, дали може да се развива заедно с вас, дали е възможно да я използвате за различните отдели. (нещо като цялостна система за управление на институцията, която да съдържа в себе си управление на реставрациите, изложби, документи и колекциите).
Вдъхновете служителите
От изключителна важност при внедряването на софтуер е да имате подкрепата на всички директори и служители. Изгответе списък с ползи от внедряването на даденото решение, как то ще улесни работата и подобри живота им. Кой не би бил мотивиран от идеята да не пише ръчно дълги отчети или да търси с часове в документните архиви, да не стои до късно на работа, а да има повече лично време.
Въвлечете всички
Когато внедрявате решение, което е разработено спрямо вашите конкретни нужди, въвлечете в разписването на изискванията всички служители, които ще работят с тази система. Нека всеки се почувства част от създаването на по-добра работна среда. Така на всеки ще му бъде интересно как неговите предложения ще бъдат приложени на практика. Естествено не позволявайте прекаленото впускане в детайли, защото понякога излишните изисквания правят системата сложна и тромава за работа.
Внедрявайте на малки стъпки
След като сте избрали конкретно решение, започнете внедряването му на етапи. Започнете с най-базовите функционалности и бъдете сигурни, че всеки един от служителите работи добре с тях и не изпитва затруднения. Този подход отнема повече време, но е гарантирано, че системата ще се използва всеки.
Тествайте
Никога не приемайте едно решение за внедрено, преди да е тествано, как работи на практика във вашата организация и дали съвпада спрямо вашите ежедневни активности. А за да ви улесним ние ви препоръчваме Museum Space – цялостно решение за управление на музейните колекции, изложби и реставраторски дейности. Приложението в уеб базирано и позволява бърза и лесна настройка спрямо специфичните нужди на всяка институция.
А за да ви улесним ние ви препоръчваме Museum Space – цялостно решение за управление на музейните колекции, изложби и реставраторски дейности. Приложението в уеб базирано и позволява бърза и лесна настройка спрямо специфичните нужди на всяка институция.
Автор: Елена Башкехайова, Маркетинг Мениджър на Museum Space продукт на Sirma Solutions